Im Rahmen des Lehramtsstudiums im Freistaat Sachsen müssen etwa 3.000 Studierende pro Jahr verschiedene Praktika an Schulen absolvieren. Vor Projektstart erfolgte die Vergabe dieser Praktikumsplätze sehr unterschiedlich: dezentral über die Institute, händisch direkt an den Schulen oder per Zuweisung durch die Praktikumsbüros der Universitäten.

Das Projekt zielte originär auf die Entwicklung eines einheitlichen und effektiven digitalen Verfahrens, das sowohl den vorhandenen Ressourcen als auch den Bedarfen aller Beteiligter gerecht wird.

Dafür mussten zahlreiche Faktoren einbezogen werden: administrative Koordination zwischen Schulen, Schulbehörden, Hochschulen und Studierenden, steigende Ausbildungszahlen, die Steuerung von Härtefällen, das gezielte Abdecken von Fächern mit besonderem Bedarf sowie fachliche und regionale Besonderheiten.

Mit den Iterationen über die Projektlaufzeit wurden zudem zunehmend die Abbildung von Geschäftsprozessen und administrativen Leistungen Projektinhalte. Beispiele hierfür sind die direkte Umsetzung der MentorInnenvergütung oder die Ausstellung von Praktikumsnachweisen.

Das Praktikumsportal Sachsen präsentiert sich mittlerweile als etabliertes, attraktives eGovernment-Portal. Sämtliche Praktikumsplätze und -arten für Lehramtstudierende in Sachsen werden hier direkt vergeben und verwaltet. Das Herzstück bildet eine optimierte Verteilung anhand der Wünsche der Studierenden, die dynamisch Bedarfe und verfügbare Ressourcen einbezieht.

Dazu erlaubt das Portal den Stakeholdern, ihren unterschiedlichen Controlling- und Steuerungspflichten unkompliziert nachkommen zu können – etwa der Schulaufsichtsbehörde hinsichtlich einer Bewertung der angebotenen Plätze oder den Hochschulen bei der Verteilung der Härtefälle.

Die compl3te betreibt das Portal, stellt dazu das Servicemanagement – v.a. zur Weiterentwicklung der Prozesse sowie der Ablaufplanung – und bildet zudem Support ab.

Wesentliche Dokumentationsleistungen bilden KPI-basierte Reportings sowie Ganttcharts für Prozessabläufe und Rollenmodelle.